みなさんは仕事で、次のような表現をしていませんか? 「すぐに資料が必要なの。プリント
アウトしておいて」。実はこれ、とてもわかりにくいんです! 仕事をする上で、非効率的
でもあります。
なぜなら、相手に「すぐっていつですか? 他にも用件を抱えてるんですが......」と
考えてさせてしまうからです。今回は、勘違いを防ぎ、仕事を効率的にするコミュニケー
ション術をご紹介します。
■ 気づかないうちに使っている「曖昧な表現」
会話の中の曖昧な表現は、仕事を非効率的にしますし、勘違いを生んでしまいます。たとえば
「すぐに用意して」「待ち合わせは夕方にしよう」など。
まず、「すぐ」とはいつでしょうか? 5分後を指している場合や、15分、あるいは30分の
余裕があるのかもしれません。「すぐ」のひと言では伝わりにくいですね。「すぐに用意
して」と言われた相手は、他に、すぐにしなくてはならない用件を持っているかもしれま
せん。その場合、どちらの「すぐ」に緊急性があるのか、優先順位をつけなければいけま
せん。当然、緊急なものから処理したいはずです。
たとえば出社直後に上司Aさんは「あの資料、すぐにまとめて持ってきて」と部下のBさんに
伝えました。待っても資料は届きません。Bさんは、コピーをする様子もなく、パソコンに
向かっています。Aさんが「すぐに持ってきてって言ったの、伝わってないの?」とBさんに
問うと「すみません、午後の会議に必要だと思っていたので、まだ時間があると思っていま
した」とのこと......。
そうなんです! 「すぐ」だけでは、何分後に必要なのかわかりません。この場合、Bさんの
勘違いだけを責めるわけにはいきません。Aさんの資料以外に、優先すべき用件を持って
いるのかもしれないからです。
上記の場合、Aさんが「10分後に用意して」などと数字を入れれば解決できます。何を優先
するのか、時間が見えていれば効率的ですし、このような勘違いも防げます。
<以下略。省略部分はソース参照。>
ソース:cafeglobe
http://www.cafeglobe.com/2013/05/030091kanchigai.html